Modul Yang di berikan untuk siswa SMK kelompok bisnis Manajemen
1. MODULMENGELOLAKARTUTABUNGAN
2. Modul Entry Jurnal
PEMELAJARAN
MEMPROSES ENTRY JURNAL
Rencana Belajar Peserta Diklat
Jenis Kegiatan Tanggal Waktu Tempat Pencapaian Alasan perubahan Persetujuan Guru
Mengelompokkan dokumen sumber
Menyiapkan jurnal
Mengarsipkan dokumen
A. MENGELOMPOKKAN DOKUMEN SUMBER
1. Tujuan Kegiatan Pembelajaran:
a. Peserta diklat dapat menjelaskan pengertian jurnal
b. Peserta diklat dapat menjelaskan jenis-jenis jurnal terkait dengan prosedur perusahaan
c. Peserta diklat dapat menyiapkan jenis-jenis dokumen sumber yang akan diperiksa
2. Uraian Materi
PENDAHULUAN
Proses pencatatan di dalam akuntansi diawali dengan adanya bukti transaksi. Bukti transaksi tersebut bersifat objektif dan dapat diuji kebenaranya. Hal ini sesuai dengan konsep dasar akuntansi, yaitu bukti yang objektif dan dapat diuji kebenarannya.
1. DOKUMEN BUKTI UNTUK MEREKAM TRANSAKSI
1.1 Transaksi Penjualan
Bukti-bukti yang digunakan untuk merekam transaksi penjualan terdiri dari :
a. Bukti utama : Faktur penjualan
b. Bukti pendukung :
1. Surat persetujuan kredit (bila penjualan secara kredit)
2. Surat pengiriman barang
3. Surat muat (dari perusahaan pengangkutan bila baarang tidak dikirim sendiri oleh pereusahaan)
1.2 Transaksi Pembelian
Apabila perusahaan membeli barang , biasanya didahului pengiriman surat pesanan pembelian kepada pemasok. Seetelah barang diterima dari pemasok, perusahaan akan memperoleh faktur pembelian. Bila perusahaan menggunakan system voucher, maka yang berfungsi sebagai :
a. Bukti utama : Laporan penerimaan barang
b. Bukti pendukung : faktur dari pemasok, surat pesanan pembelian.
1.3 Transaksi penerimaan kas
Pada perusahaan yang menjual barang secara tunai , bukti penerimaan kas dapat berupa :
a. Nota Konntan
b. Faktur penjualan tunai
Bila perusahaan menjual barang secara kredit , maka pada saat terjadi penerimaan kas dari hasil penagihan piutang, sebaiknya dibuat bukti kas masuk. Bukti kas masuk ini dapat juga digunakan untuk penerimaan kas selain dari penagihan piutang, misalnya penerimaan uang dari kredit bank. Bila diterima uang dari penagihan, maka faktur penjualan dan dokumen pendukung diberi cap lunas
1.4 Transaksi pengeluaran kas
Bila perusahaan menggunakan system voucher, maka voucher berfungsi sebagai bukti utama pengeluaran kas.Untuk kepeluan pengawasan ,apabila hutang sudah lunas,maka voucher beserta bukti pendukung harus diberi cap lunas. Apabila perusahaan tidak menggunakan system voucher, maka sebagai bukti utama dapat dapat digunakan tanda terima pembayaran daari pelanggan berupa kwitansi.
1.5 Transaksi umum.
Perusahaan dalam merekam transaksi yang bersifat umum,biasanya membuat bukti memorial. Misalnya membuat bukti memorial untuk transaksi pembebanan biaya depresiasi dan amortisasi. Walaupun semua transaksi dapat dianalisis dan dicatat berdasarkan efeknya tehadap persamaan akuntansi,namun cara ini tidaklah praktis jika pencatatan transaksi dilakukan melalui persamaan akuntansi.
2. MEKANISME DEBIT DAN KREDIT
Setelah mengetahui bentuk jurnal maka perlu pula mengetahui konsep mendebit dan mengkredit suatu akun. Posisi debit dan kredit dari akuntansi adalah kiri dan kanan tergantung pada perkiraannya.Persamaan debit dan kredit pada dasarnya untuk melengkapi system akuntansi berpasangan.
Secara ringkas, konsep debit dan kredit dapat dilukiskan dengan bagan sebagai berikut :
No.
Kelompok Akun
Debit
Kredit
1. Aktiva + -
2. Kewajiban - +
3. Ekuitas - +
4. Pendapatan - +
5. Beban + -
6. Prive + -
3. KODE AKUN.
Untuk mempermudah pengelompokan akun,dibuatlah pedoman akuntansi yang memuat cara penyusunan daftar akun ,nomor akun serta penjelasannya.Banyak sedikitnya angka atau digit tergantung dari besar kecilnya perusahaan. Dalam pemberian kode akun,yang penting diperhatikan adalah kode haarus mudah diingat,mudah digunakan dn mudah diperluas tanpa mengubah kode akun yang sudah ada.
Pemberian kode akun dapat dilakukan beberapa cara/sistem antara lain sebagai berikut:
1. Sistem numeric
Adalah cara pemberian kode kode akun dengan menggunakan nomor / angka. Sistem numeric terbagi atas kelompok dan kode blok.
• Kode kelompok adalah cara pemberian kode akun dengan memberikan angka tertentu pada kelompok,golongan dan jenis akun.
• Kode blok adalah cara pemberian kode akun dengan menyediakan satu blok angka untuk setiap kelompok akun.
2. Sistem decimal adalah pemberian kode akun dengan menggunakan sepuluh unit angka dari 0 sampai 9. Masing-masing angka menunjukkan kelompok, golongan dan jenis akun.
3. Sistem Mnemonik adalah pemberian kode akun dengan menggunakan symbol kelompok dan singkatan huruf awal akun yang bersangkutan.
4. Sistem Kombinasi huruf angka adalah pemberian kode akun dengan menggunakan kombinasi huruf dan angka. Huruf menunjukkan kelompok akun, dan angka menunjukkan golongan dan jenis akun.
4. PENGERTIAN JURNAL
Jurnal berasal dari kata Jour (Bahasa Prancis) yang artinya hari. Pengertian jurnal atau buku harian adalah format khusus yang dipakai untuk mencatat setiap bukti pencatatan secara kronologis menurut nama akun dan jumlah yang harus didebit dan di kredit.
5. JENIS-JENIS JURNAL
a. Jurnal umum
Apabila jumlah transaksi dalam perusahaan relative sedikit, maka hanya akan dibutuhkan jurnal umum saja. Jurnal umum ini untuk mencatat semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Adapun bentuk jurnal umum (general journal) adalah sebagai berikut :
Tanggal Keterangan Ref Debit Kredit
Untuk mendapatkan gambaran menyusun jurnal umum,berikut ini adalah contoh cara memproses transaksi ke dalam jurnal :
01 Mei 2008 Diinvestasikan oleh Nita uang untuk pendirian perusahaan sebesar Rp.200.000.000,00.
05 Mei 2008 Dibeli sebuah gedung secara tunai seharga Rp.60.000.000,00
10 Mei 2008 Diterima pendapatan jasa sebesar Rp.30.000.000,00 baru diterima sebesar Rp.15.000.000,00 sisanya dibayar bulan depan.
15 Mei 2008 Dibayar beban untuk iklan sebesar Rp 750.000,00
20 Mei 2008 Dibayar beban untuk gaji karyawan sebesar Rp.1.500.000,00
Penyelesaiannya adalah sebagai berikut :
Tanggal
Keterangan
Ref
Debit (Rp)
Kredit (Rp)
2008 1 Kas 200.000.000,00
Mei Modal 200.000.000,00
(penyetoran modal pertama Nita)
5 Gedung 60.000.000,00
Kas 60.000.000,00
(pembelian Tunai gedung)
10 Kas 15.000.000,00
Piutang Usaha 15.000.000,00
Pendapatan jasa 30.000.000,00
(menerima hasil pendapatan)
15 Beban Iklan 750.000,00
Kas 750.000,00
(pembayaran Iklan)
20 Beban gaji 1.500.000,00
Kas 1.500.000,00
(pembayaran gaji karyawan)
b. Jurnal khusus
Pada suatu perusahaan ,transaksi tertentu sering berulang dengan frekuensi yang cukup tinggi pada setiap periode. Dalam keadaan demikian diperlukan jurnal khusus yang dirancang sedemikian rupa sehingga nantinya akan memudahkan proses posting ke buku besar. Proses posting ini biasanya dilakukan setiap akhir bulan.
Penggunaan jurnal khusus ini tidak sama pada setiap perusahaan, tergantung dari kebutuhan perusahaan. Jenis jurnal khusus yang sering dibuat pada perusahaan terdiri dari
1. Jurnal Penjualan
2. Jurnal Pembelian
3. Jurnal Penerimaam kas
4. Jurnal pengeluaran kas
5. Jurnal umum atau jurnal memorial.
1.1 Jurnal Penjualan (Sales Journal)
Jurnal ini hanya digunakan untuk penjualan barang dagangan secara kredit. Sumber pencatatan diambil dari bukti transaksi faktur penjualan (sales invoice) yang berisi informasi tentang tanggal penjualan, nomor faktur, nama pelanggan, jumlah rupiah penjualan dan syarat kredit (credit terms).Penjualan secara tunai dicatat di dalam jurnal penerimaan kas.
Berikut ini adalah contoh prosedur pencatatan dalam jurnal penjualan :
01 Maret 2008 Dijual barang dagangan kepada Toko Bahagia seharga Rp.
6.000.000.00 dengan nomor faktur 01/PJ/08
10 Maret 2008 Dijual barang dagang kepada Fa. Sejahtera seharga Rp. 6.500.000,00
dengan nomor faktur 02/PJ/08
20 Maret 2008 Dijual barang dagangan dengan nomor faktur 03/PJ/08 seharga Rp.7.000.000,00 kepada UD. Mandiri
25 Maret 2008 Dikirim faktur nomor 04/PJ/08 beserta barang dagangan kepada Toko
Melati sebesar Rp 7.500.000,00
Pencatatannya dalam jurnal penjualan adalah sebagai berikut :
JURNAL PENJUALAN
Bulan Maret 2008
Halaman 1
Tanggal Nomor
Faktur Nama Debitur Ref Dr: Piutang dagang
Cr: Penjualan
2008 01 01/PJ/08 Toko Bahagia 6.000.000,00
Maret 10 02/PJ/08 Fa.Sejahtera 6.500.000,00
20 03/PJ/08 UD.Mandiri 7.000.000,00
25 04/PJ/08 Toko Melati 7.500.000,00
27.000.000,00
1.2 Pembelian (purchases journal)
Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat pembelian secara kredit, baik baik pembelian barang dagangan maupun pembelian asset lainnya. Sebagai bukti pembelian barang dagangan yang dilakukan, akan menerima faktur dari penjual. Faktur bagi penjual disebut faktur penjualan.Akan tetapi , bagi kita sebagai pembeli,disebut faktur pembelian.
Setelah barang-barang yang dibeli kita terima,dilakukan pencocokan apakah barang-barang tersebut sesuai dengan apa yang tercantum dalam faktur. Apabila sudah selesai,kemudian dibuatkan lapoaran penerimaan barang.
Contoh :
Sebagai gambaran selengkapnya, kita ikuti prosedur pencatatan dalam jurnal pembelian berikut ini :
03 Apri 2008 Dibeli secara kredit perlengkapan seharga Rp.5.250.000,00 dari Toko Simpang Empat dengan nomor Faktur 06/SE/08
09 April 2008 Dibeli barang dagangan daari PT.SOEDONA seharga Rp.25.000.000,00 dengan nomor faktur 017/FB/SEN/08
14 April 2008 Dibeli secara kredit peralatan sebesar Rp.8.000.000,00 dari PT. Rokan Indah dengan faktur 08/RK/08
25 April 2008 Dibeli barang dagang dari Fa.Dinamika sebesar Rp. 18.750.000,00 dengan nomor faktur 012/DNC/.08
27 April 2008 Dibeli satu unit sepeda motor secara kredit Rp.14.000.000,00 dari PT.Sumber Motorindo dengan nomor faktur 05/SM/08
Penyelesaiannya dalam pencatatan jurnal pembelian sebagai berikut :
JURNAL PEMBELIAN
Bulan April 2008
(dalam ribuan)
Halaman 1
Tanggal
No.Bukti
Kreditur Debit Kredit
Pembelian
Lain-lain Utang dagang (Rp)
Akun Ref Jumlah (Rp)
2008 3 06/SE/08 TK.Simpang Empat - Perleng 5.250. 5.250
April 9 017/FB/SEN/08 PT.Sedona 25.000 - - 25.000
14 08/RK/08 PT.Rokan Indah - Perlt 8.000 8.000.
25 012/DMC/08 Fa.Dinamika 18.750 - 18.750
27 05/SM/08 PT.Super Motorlindo Kendarn 14.000 14.000
1.3 Jurnal Penerimaan Kas (Cash receipt journal)
Seluruh transaksi penerimaan kas dicatat ke dalam jurnal penerimaan kas. Penerimaan kas ini dapat berasal dari penjualan tunai, pelunasan piutang dagang, maupun investasi dari pemilik perusahaan.
Penjualan tunai ini berasal dari penjualan barang dagang ataupun aktiva perusahaan lain-lainnya.
Untuk memperjelas uraian diatas, berikut ini adalah contoh prosedur pencatatan dalam jurnal penerimaan kas.
01 Desember 2008 Dikirim kembali barang dagangan karena rusak yang dibeli tunai. Kemudian diterima sebesar Rp.3.250.000,00 Transaksi ini dibuatkan bukti nomor 01/BKM/XII/08.
07 Desember 2008 Diterima dari Fa.kamboja pelunasan utangnya sebesar Rp. 6.000.000,00 transaksi ini dibuatkan bukti nomor 02/BKM/XII/08.
12 Desember 2008 Dijual secara tunai sejumlah barang dagangan senilai Rp.8.500.000,00. untuk keperluan ini dibuatkan bukti nomor 03/BKM/XII/08.
17 Desember 2008 Dijual sebidang tanah dengan harga jual sebesar Rp.25.000.000,00.Sedangkan harga peolehan untuk tanah senilai Rp.20.000.000,00. Laba yang dibukukan sebesar Rp.5.000.000,00. Untuk transaksi tesebut dibuatkan bukti nomor 04/BKM/XII/08.
25 Desember 2008 Diterima pembayaran ffaktur dengan bukti nomor 05/BKM/XII/08 dari Fa.Mandala Rp.4.000.000,00 dikurangi potonga sebesar Rp.80.000,00
Penyelesian :
Pencatatan dalam jurnal penerimaan kas sebagai berikut :
JURNAL PENERIMAAN KAS
Bulan Desember 2008
(dalam ribuan rupiah)
Halaman 1
Tanggal
Keterangan
No.Bukti Debit Kredit
Kas (Rp)
Pot.Penjualan
(Rp) Piutang
Dagang (Rp) Lain-lain
Akun Ref Jumlah (Rp)
08 1 Retur pembelian 01/BKM/XII/08 3.250 - R.pemb 3.250
Des 7 Fa.Kamboja 02/BKM/XII/08 6.000 - 6.000 - -
12 Penjualan Tunai 03/BKM/XII/08 8.500 - Penj 8.500
17 Penjualan tanah 04/BKM/XII/0 25.000 - Tanah 20.000
- - laba 5.000.
25 Fa.Mandala 05/BKM/XII/08 3.920 80 4.000 - -
1.4 Jurnal Pengeluaran kas
Jurnal ini digunakan untuk semua transaksi pengeluaran kas yang meliputi pembelian barang dagangan secara tunai, pembayaran utang dagang, pembayaran gaji karyawan, maupun pembayaran prive kepada pemilik.
Sebagai gambaran selengkapnya, berikut prosedur pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas:
02 Oktober 2008 Pembayaran sewa gedung untuk bulan Oktober sebesar Rp 8.000.000,00 dengan cek nomor BN 01/KK/08
07 Oktober 2008 Dibeli sejumlah barang dagangan senilai Rp 10.500.000,00 bukti kas keluar nomor 02/KK/08 dan cek nomor BN 02
14 Oktober 2008 Dibayar kepada PT. Lebak sebesar Rp 1.500.000,00 Pelunasan utang dengan menggunakan cek BN 03/KK/08
19 Oktober 2008 Dibeli sejumlah perlengkapan senilai Rp 1.500.000,00 dengan cek nomor BN 04/KK/08
25.Oktober 2008 Dibayar gaji karyawan untuk bulan Oktober sebesar Rp 12. 300.000,00 dibuat cek nomor BN 05 dan bukti kas keluar nomor 05/KK/08
Penyelesaian transaksi tersebut ke dalam jurnal pengeluaran kas adalah sebagai berikut:
JURNAL PENGELUARAN KAS
Bulan Oktober 2008
(dalam ribuan)
Halaman 1
Tanggal
Keterangan
No.
Bukti
No.
Cek Debit Kredit
Utang Dagang (Rp)
Pembelian
(Rp) Lain-lain Pot.
Pemb
(Rp) Kas
(Rp)
Akun Ref Jumlah (Rp)
2008 2 Pembayaran Sewa 01/KK/08 BN.01 - Sewa gdng 8.000 8.000
OKT 7 Dibeli 02/KK/08 BN.02 - 10.500 - - 10.500.
14 PT.Lebak 03/KK/08 BN.03 15.000 - - - 15.000
19 Dibeli Prlengkapn 04/KK/08 BN.04 - - Perlengkpn 1.500 1.500
25 Dibayar gaji kary 05/KK/08 BN.05 - - Beban gaji 12.300 12.300
6. REKAPITULASI JURNAL
Pada perusahaan yang relative kecil dan jumlah transaksinya sedikit akan mengalami proses pemindahan dari buku jurnal ke buku besar secara langsung tanpa menunggu rekapitulsi jurnal. Dalam perusahaan yang relative besar dan tertib administrasinya , maka terlebih dahulu akan dibuat rekapitulasi jurnal untuk mengurangi kemungkinan kecil kesalahan dan mempermudah Proses posting dari jurnal ke buku besar.
Langkah –langkah pembuatan rekapitulasi jurnal adalah sebagai berikut :
1. Menjumlahkan masing-masing akun dengan kode sama yang terdapat dalam jurnal dan dipindahkan pada tempat yang tersedia pada kolom rekapitulasi.
2. Menghitung total debit dan kredit pada kolom rekapitulasi
3. Memeriksa apakah total debit telah cocok dengan total kreditnya.
Penjumlahan ini sebaiknya dilakukan dengan menggunakan mesin hitung,pita kertas hasil penjumlahan tersebut dilampirkan pada rekapitulsi jurnal yang bersangkutan.
7. PERALATAN PENDUKUNG PENYIMPANAN DOKUMEN TRANSAKSI
Peralatan yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti transaksi adalah sebagai berikut :
1. Mesin penjilid.
Mesin ini dapat digunakan untuk menjilid dokumen,baik menggunkan sampul plastic maupun kawat spiral.
2. Stapler (Hecht machine stapler)
alat ini terdiri penjepret (Stapler) dan pembuka isi stapler
3. Pelubang kertas (Punched card machine / Perforator
Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snell hecter
4. Mesin pemotong kertas.(Paper cutter)
Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai ukuran yang kita inginkan
5. Mesin penghancur dokumen
Mesin ini digunakan untuk menghancurkan dokumen yang sudah tidak digunakan lagi.
8. PENGARSIPAN DOKUMEN
Teknik pengarsipan dokumen transsaksi sama dengan teknik pengarsipan berbagai dokumen niaga lainnya. Teknik pengarsipan yang dapat dilakukan adalah sebagai beikut :
1. Sistem Abjad. (Alphabetic system)
Adalah suatu system penyipanan dan penemuaan kembali dokumen berdasrkan abjad.
2. Sistem Tanggal (Chronological System)
Sistem ini disebut juga system penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasar hari,tanggal,bulan atau tahun.
3. Sistem Nomor (Numeric System)
Adalah suatu sisten dimana nomor atau angka-angkat yang menjadi pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip
4. Sistem Wilayah (Geographie system)
Adalah suatu system dimana wilayah surat menjadi pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
Peralatan yang dibutuhkan dalam penyimpanan dokumen-dokumen tersebut adalah :
1. Lemari Arsip (filing cabinet)
Adalah tempat menyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya, sesuai dengan kebutuhan, terbuat dari kayu, aluminium atau baja tahan api.
2. Rak penyortir
Adalah tempat arsip-arsip yang sudah disortir sebelum dimasukkan ke dalam folder masing-masing.
LEMBAR KERJA PESERTA DIKLAT
Kerjakan soal-soal berikut ini dengan dengan benar !
1. Apa yang dimaksud dengan jurnal!
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
2. Sebutkan dan jelaskan macam-macam jenis jurnal yang kamu ketahui!
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
3. Jelaskan pengertian jurnal khusus!
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
4. Sebutkan bukti yang digunakan untuk merekam transaksi penjualan, transaksi pembelian, transaksi pengeluaran kas dan transaksi penerimaan kas!
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
5. Buatlah format untuk jurnal umum!
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
6. Sebutkan nama-nama akun yang penambahannya dicatat disisi debit!
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
7. Sebutkan nama-nama akun yang penambahannya dicatat disisi kredit!
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
8. Jelaskan penomoran akun dengan system numeric!
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
9. Apa yang dimaksud dengan rekapitulaasi jurnal!
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
10. Kapankah dilakukan rekapitulasi jurnal khusus? Mengapa?
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
11. Apa yang dimaksud dengan pengarsipan dokumen?
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
12. Jelaskan langkah-langkah pengarsipan dokumen!
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
13. Sebutkan dan jelaskan fungsi dari peralatan pendukung pengarsipan dokumen!
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
14. Jelaskan system/ teknik pengarsipan dokumen !
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
15. Sebutkan dan jelaskan fungsi dari lemari arsip (filing cabinet) dan rak penyortir!
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
